Hur håller du reda på vilka leverantörer företaget har avtal med och att fakturerade belopp stämmer med vad som har överenskommits? En god kontroll över leverantörsavtalen bidrar till ökad kostnadskontroll och förbättrad lönsamhet.

Med ett gemensamt, strukturerat avtalsarkiv i Arkinet får du överblick över de överenskommelser som är gjorda med leverantörer och samarbetspartners. Du får snabbt och enkelt fram gällande avtal och villkor. Via en automatisk larmfunktion får du veta när ett avtal behöver prisjusteras, granskas, omförhandlas, förlängas eller avslutas.

För varje ny affär kan du knyta avtalstillägg, meddelanden om förlängningar och uppsägningar med mera till det gällande avtalet för att hela tiden ha aktuell status. Med noteringar och tillägg av exempelvis e-postmeddelanden och kopplingar mot ärenden missas inga gjorda överenskommelser. Genom noga genomtänkta indexeringar (metadata) kan avtalsarkivet fungera oberoende av organisations- och personalförändringar.

Med Arkinet e-Arkiv kan du hantera såväl leverantörs- och partneravtal som andra former av avtal, t ex kund- och anställningsavtal.

Läs mer om Arkinet e-Arkiv, Arkinet Ärende och Arkinet Dokument.

Avtalsprocessen

När nytt avtal ska skrivas eller registreras, ger Arkinets funktion för dokumenthantering dig de mallar och det stöd för registrering som behövs, t ex avtalsnummer.

Signerade avtal i pappersform skannas in och kopplas automatiskt till den förregistrerade avtalsinformationen, alternativt registreras denna information i samband med skanningen. Vid digital signering kopplas den elektroniska signaturen till avtalet.

När avtal kompletteras med tilläggsavtal, förlängs eller sägs upp, kopplas dessa händelser eller dokument med referenser till det ursprungliga avtalet i Arkinet e-Arkiv. Vid uppdatering av avtal ger versionshanteringen total kontroll över förändringshistoriken.

Överenskommelser, händelser och annat som gäller ett avtal kan påföras som noteringar, bifogas eller kopplas som dokument. Även överenskommelser gjorda via e-post eller fax kan lagras och kopplas till avtalet.

Aktiviteter som till exempel en omförhandling kan hanteras som ett ärende i ett fördefinierat arbetsflöde med hjälp av funktionerna i Arkinet Ärende. Ärendet tilldelas en inköpare eller någon annan person med behörighet att hantera avtal. Skulle ärendet inte hanteras inom utsatt tid kan rutiner för omfördelning eller eskalering av ärendet aktiveras. Då skickas information automatiskt till t ex inköpschefen eller affärsområdeschefen för beslut.

Arkinet skickar automatiskt påminnelser via e-post till utsedda personer/roller när det är dags att förlänga, omförhandla eller säga upp ett avtal, alternativt för kvalitetskontroll, ekonomisk uppföljning, prisjustering eller andra aktiviteter knutna till avtalet. Även regelstyrda automatiska förlängningar av avtal hanteras.

Rapporter ger överblick över vilka avtal som närmar sig uppsägningsdatum, vilka avtal som har ingåtts med en viss leverantör eller med vilken enhet i den egna organisationen.

Nyttoeffekter

  • Med Arkinet e-Arkiv får du ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv, som också kan användas för andra typer av dokument. Återsökningen av arkiverade dokument sker mycket enklare och snabbare vilket sparar tid och därmed pengar.
  • Ordning och reda i avtalsarkivet gör det enklare att hålla reda på vilka överenskommelser som gäller med leverantörer och partners. Du kan enklare kontrollera att ni har blivit korrekt fakturerade.
  • Behörighetssystemet säkerställer att endast de medarbetare som ska ha tillgång till avtalen kan söka fram och ta del av innehållet.
  • Larmfunktionen ser till så att ansvariga personer in din organisation i god tid får reda på när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal så att detta inte löper vidare med villkor som ni önskar ändra på.
  • Coor skannar och importerar pappersbaserade dokument till e-arkivet vilket avlastar dig och dina kollegor.

Även annan dokumentation, som inte på ett naturligt sätt registreras och sparas i befintliga produktionssystem, kan arkiveras i Arkinet så att den blir tillgänglig för behöriga användare.