Hur snabbt kan du få fram avtal och annan viktig kundinformation?
Att få fram alla aktuella avtal och annan dokumentation som rör en specifik kund är inte alltid lätt. Vem har inte letat i arkiv, i mappsystemet på servrarna och i skrivbordslådor - egna och andras - för att få fram en fullständig bild? Att snabbt ha tillgång till korrekt information är nyckeln till en god kundservice.

Med Arkinet e-Arkiv kan kundinformation som skapas i flera olika processer och system enkelt samlas i ett gemensamt digitalt arkiv. Utöver signerade avtalsoriginal kan annan kundrelaterad dokumentation - som tilläggsavtal, fullmakter, reklamationer, överenskommelser via e-post, inspelade telefonsamtal, protokoll med mera - arkiveras på ett och samma ställe. På så sätt får all personal som arbetar med kundkontakt omgående en heltäckande bild av kundrelationen och kan snabbare och enklare hantera olika kundärenden och förfrågningar.

Det gäller oavsett om informationen består av pappersdokument eller digitala filer, oberoende av format. Även fakturor, serviceordrar, besiktningsprotokoll, leveransbekräftelser och dylikt kan läggas till kundbilden i Arkinet.

Alla dokument registreras med överenskomna kundbegrepp, vilket t ex kan vara person- eller organisationsnummer, kund- eller medlemsnummer, tillsammans med övrig sökinformation som är relevant för att snabbt hitta den önskade dokumentationen.

Arkinet e-Arkiv kan enkelt kopplas ihop med Arkinet Ärende och Arkinet Dokument som innehåller funktioner för snabb och korrekt hantering av kundärenden och en mer avancerad dokumenthantering. Då kan t ex ett avtal upprättas direkt i Arkinet, så att nödvändig metadata, tillsammans med ett unikt dokumentnummer, registreras redan i samband med att avtalet skapas. När sedan ett påskrivet original skannas in tolkas ID-numret och tillhörande metadata registreras automatiskt då det skannade dokumentet importeras till Arkinet.

Läs mer om Arkinet e-Arkiv.

Avtalsprocessen

Här följer några exempel på hur en process för avtalshanterig kan se ut:

När kunden har signerat ett avtal, skickas det till Coor för skanning. Coor preparerar, skannar och indexerar avtalet, dvs registrerar kundinformationen för snabb återsökning. Det fysiska pappersavtalet skickas för fysisk arkivering antingen i Coors eller er regi. Om kunden får avtalet hemskickat för underskrift, kan det bifogade svarskuvertet vara adresserat så att det går direkt till skanning, hos Coor. Genom att förebereda avtalen för skanning kan de registreras helt automatiskt.

Om kunden använder en digital signatur, kan avtalet skickas elektroniskt direkt till Arkinet för automatisk registrering. Vid telemarketingförsäljning kan det inspelade samtalet lagras som avtalsförbindelse. Om kundens avtal signeras via uthämtning av beställd vara, kan den signerade leveransbekräftelsen skickas in, fysiskt eller digitalt.

Kundavtal

Oavsett hur avtalskedjan inleds, finner vi tillsammans en väg för att snabbast och enklast möjligt se till att avtal och kunduppgifter digitaliseras och samlas in.

Om det nya avtalet behöver någon form av bearbetning, om det till exempel gäller en beställning som ska effektueras, eller om avtalet behöver granskas och godkännas, så läggs det automatiskt in i ett arbetsflöde, i en ärendekö. Baserat på registrerad typ av handling, tjänst eller produkt, kan det dirigeras till rätt enhet eller handläggare för omedelbar behandling.

Vid behov av komplettering ger Coor stöd för återutskick av avtal till kunden. Om handläggningen behöver fördröjas för utförande på ett av kunden önskat datum, kan detta också styras i ärendehanteringen. Mottagna och godkända beställningar kan med hjälp av systemintegration skickas vidare automatiskt till andra system.

Även beställningar, förfrågningar, reklamationer och annan kundkorrespondens som ankommer i form av e-post, fax, brev, blanketter eller via webbformulär, kan kanaliseras direkt till en gemensam ärendehantering, där dina handläggare hanterar de olika ärendena i fördefinierade arbetsflöden. Det aktuella fördelningen av ärenden på handläggarna visas i rapporter.

När ett avtal registreras i Arkinet noteras också uppgifter om när avtalet löper ut. Den inbyggda larmfunktionen ser sedan till att rätt person får ett larm när det är dags att omförhandla avtalet.

Tilläggstjänster

För att uppnå högsta effektivitet hjälper vi dig att se över avtalsprocessen för att optimera val av kanaler och media och undvika onödiga kostnader och merarbete.

Vi hjälper också gärna till med uppsättning av webbformulär och att upprätta mallar och blanketter, för digital eller fysisk hantering.

Nyttoeffekter

  • Med Arkinet e-Arkiv får du ett väl strukturerat digitalt avtalsarkiv, som också kan användas för andra typer av dokument. Återsökningen av arkiverade dokument sker mycket enklare och snabbare vilket sparar tid och därmed pengar.
  • Ordning och reda i avtalsarkivet gör det enklare att hålla reda på vilka överenskommelser som gäller med kunder och partners. Behörighetssystemet säkerställer att endast de medarbetare som ska ha tillgång till en viss arkiverad handling kan söka fram och ta del av denna.
  • Larmfunktionen ser till så att ansvariga personer in din organisation i god tid får reda på när det är dags att omförhandla eller säga upp ett avtal så att detta inte löper vidare med villkor som ni önskar ändra på.
  • Coor skannar och importerar pappersbaserade dokument till e-arkivet vilket avlastar dig och dina kollegor.

Även annan dokumentation, som inte på ett naturligt sätt registreras och sparas i befintliga produktionssystem, kan arkiveras i Arkinet så att den blir tillgänglig för behöriga användare.